毎月の売上や経費を感覚でしか把握できていない場合、会社の全体像が見えないものです。
月ごとに会社の数字をチェックする「月ごとの業績把握術」を身につけることで、全体像を把握することができます。
大野貴史・國村年・松井大輔著「月次決算の実務Ｑ＆Ａ」（中央経済社）を参考にして。
業務プロセスを見直す
月ごとに業績を把握するメリットは、以前ご紹介したとおりです。
月ごとに業績を把握するとした場合、早いに越したことはありません。
月ごとの業績を早く把握しようと思う場合、業務プロセスを見直してみる必要もあります。
業績を把握するために、費用計上を「発生主義」で
正確な月次の損益を把握するためには、費用の計上ルールを「発生主義」に統一することが不可欠です。
- 発生主義とは：現金の支出のタイミングにかかわらず、モノやサービスを利用した時点で費用を認識する考え方
- 現金主義とは：現金を支払った時点で費用を認識する考え方
多くの中小企業では、管理が簡単な現金主義を採用しているケースが見られます。
しかし、現金主義には大きな落とし穴があり、例えば、月末に利用したサービスの支払いが翌月になった場合、その費用は翌月に計上されます。
これでは、業績を見る際に、当月の利益が不当に多く見えてしまうことになります。
”今月は儲かった！”と誤った経営判断を下してしまう危険性があるのです。
業績を正しく見ていくためにも、費用は「発生した月」に計上する発生主義を徹底することが重要になります。
支払方法別に考える！費用計上のための経理フロー構築
費用を発生主義で正しく計上するためには、支払方法に応じた経理の仕組みづくりがポイントになってきます。
| 支払パターン | 概要 |
|---|---|
| ① 振込み | 買掛金や未払金として計上、後日振り込むもの |
| ② 自動引落し | 家賃や水道光熱費など、毎月口座から自動で引き落とされるもの |
| ③ クレジットカード | コーポレートカードなどで支払い、後日まとめて引き落とされるもの |
| ④ 立替金 | 従業員などが一時的に支払いを立て替えるもの |
振込み
掛取引の場合、モノやサービスを利用してから請求書が届き、後日支払い、という流れが一般的です。
重要なのは、当月発生した費用の請求書を、いかに早く集めて当月中に費用計上するかです。
「支払依頼の社内締切日」を設けるなどして、費用の計上漏れや月ズレを防いでいくようにします。
自動引落し
水道光熱費や通信費など自動引落しの費用も、引落されたタイミングではなく、請求書（や利用明細）を受け取った時点で費用計上するのが原則ですが、毎月ほぼ同じ額などであれば、概算で対応することが可能になります。
クレジットカード：
従業員には、領収書を受け取ったら速やかに提出を行うよう徹底させましょう。
請求書が間に合わない！「概算計上」で月次決算を止めないようにする
「取引先から請求書がどうしても間に合わない…」
そのような場合、「概算費用」として数値を計上する方法を考えます。
過去の実績（前月や前年同月など）や契約内容に基づいて合理的に費用を見積もり、仮の金額で計上する方法です。
そして、翌月に正式な請求書が届いた時点で、確定額との差額を調整します。
月次の損益に大きな影響を与える重要な費用について、あらかじめ社内で概算計上のルール（対象科目、金額基準、承認プロセスなど）を定めておくとよさそうです。
まとめ
- 費用の計上は「発生主義」を徹底する
- 支払方法（振込み、自動引落し、カード）ごとの経理フローを確立する
- 請求書が未着の場合は「概算計上」を活用する
これらの仕組みを構築することで、費用の計上漏れや月ズレを防ぎ、より精度の高い月次決算が可能になります。
経営の意思決定の質を高めるためにも、自社の費用管理プロセスを見直してみたいところです。
