GoogleDriveにお客様との共有フォルダを作成し、データを格納していただいているのですが、ファイルの追加があるか都度都度確認していた工程を、ChatGPTに相談しながら自動化してみました。
Google Driveで資料をいただく場合に感じていた課題
当事務所の業務フロー
月ごとに試算表を作成していくにあたって、当事務所では、お客様にクラウドストレージである「GoogleDrive」に資料（写真、PDF、エクセルなど）を格納していただき、「Trello」によって案件ごとの業務進捗状況を管理しています。
課題感
お客様がGoogle Driveに資料をアップロードしているかどうかは、定期的にフォルダを見に行く必要がありました。
そして、資料追加があれば、Trelloのカードを資料到着工程へ手動で動かしくていく、というものです。
フォルダ確認もTrelloカード移動も手動ですし、これがなかなかの手間でした。
そもそも「Trello」とは
「Trello」とは、カンバン方式の進捗管理ツールです。
ひとつの「ボード」に工程ごとの「リスト」があり、案件ごとの「カード」を動かしていくというものです。
未処理から処理完了まで、左から右へと時系列で工程を並べて、案件カードを動かしていくことで、各案件の進捗を直感的に確認することができ、とても便利なツールです。
操作もとてもシンプルで直感的です。
しかもクラウドツールのため、どのPCからでもスマホでも見ることができます。
ChatGPTに相談し、GASコードでDriveとTrelloを連携
下調べしてみて、ChatGPTに相談
Trelloが、API（アプリケーション・プログラミング・インターフェース）という、ソフトウェア同士の仲介機能のようなものを公開していることを知ったので、なんとか自動化する方法はないかと考え、ChatGPTに相談してみました。
また、Googleサービスであれば使いやすいといわれる「GAS」というコードでできればと思っていました。
GoogleDriveの特定のフォルダおよびサブフォルダに、データ（画像、PDF、エクセル）が格納されたら、Trelloのカードが、特定のリストへ自動的に移動するコーディングをGASで行いたいので、コーディングの手順やコードを教えて。
そうすると、実に懇切丁寧に、設定手順を示してくれました。
設定のために必要な情報（トークン、APIキー、フォルダIDなど）も示してくれます。
用語の意味や取得方法が分からない場合は、聞くと、これまた懇切丁寧に教えてくれます。
特に、TrelloのリストIDを知る方法はなかなか難しかったのですが、Claudeなどにもセカンドオピニオンを求めつつ、調べることができました。
実際にプログラムを組んで何度かエラーが発生したものの、都度、エラーメッセージをコピー＆ペーストやスクリーンショットでChatGPTに相談すると、原因と解決策をすぐに教えてくれます。
設定後も思わぬ発動（あるいは不発動）があるたびに対処していき、設定を完了させることができました。
（これまでコーディングは難しそうと敬遠していていたので、できたことに驚愕です、、）
当事務所の業務フロー（効率化後）
これにより、Google Driveにファイルが追加されると、自動的にTrelloのカードが「資料到着リスト」に移動するよう設定が完了しました。
結果、定期的にフォルダを都度開きTrelloのカードを手動で動かすという必要がなくなり、資料の格納を自動で把握できるようになりました。
自動化で効率化→他業務へリソース投下
何気に煩雑に感じていた業務を自動化することができ、業務を効率化することができました。
煩雑な確認作業がなくなったことで、他の業務に集中しやすくなり、業務全体のスムーズな進行につながっています。
ChatGPTの活用により、専門知識がなくとも簡単なコーディングであれば自分でもできるようになり、API連携などで効率化できる可能性が広がりました。
他業務でも、これまでの業務の進め方を当たり前と思い込まずに、”こういうことできないかな？”という問いを立てることができさえすれば、生成AIに相談してみることで他にも色々な効率化を図れるのではないかと感じています。
