送ったメッセージがなかなか読まれなかったり、意図が伝わらなかったりといった問題の多くは、”相手がどのデバイス（スマホかPC）でメッセージを受け取るか”を意識することで改善できる可能性があります。
相手の利用環境を考える
メッセージの伝達率やレスポンスを向上させるためには、”コミュニケーションが相手あってのこと”であるがゆえに、何よりも相手への配慮が不可欠です。
そのひとつに、相手がメッセージを受け取るデバイス（スマホかPCか）を意識することが挙げられます。
スマホとPCでは、ユーザーの利用環境や情報処理への向き合い方が大きく異なります。
例えば、スマホは、普段PCを開かずとも仕事や生活ができるワークスタイル・ライフスタイルにあり、もしくは移動中や隙間時間に使われることが多いため、相手方は、大量の情報を一気に読むことが難しい状態にあります。
一方、PCは、普段PCを開いて仕事や生活をしているワークスタイル・ライフスタイルにあり、デスクに向かって腰を落ち着けて大画面で情報を読み取ることができるため、ユーザーは大量の情報を深く読み込むことができやすい状態といえます。
この違いを理解し、送るメッセージを最適化することが重要と考えられます。
スマホでのコミュニケーションを最適化するポイント
相手方は、普段PCを開かずとも仕事や生活ができるワークスタイル・ライフスタイルにあり、もしくは移動中や隙間時間に使われることが多いことから、長文や複雑な内容が伝わりづらい可能性が高まります。
よって、相手方がスマホで読むことを想定した場合、伝達率を意識した場合のポイントは以下と考えられます。
- 1メッセージ1用件
用件を複数盛り込むと、読んでいる途中で他の通知に気を取られ、最後まで読んでもらえないことがあります。1つのメッセージには1つの用件に絞りましょう。 - 簡潔な文章を心がける
句読点が多く、改行が少ない文章はスマホでは読みづらいです。箇条書きや短い文章を使い、スクロールしなくても全体像が把握できるように工夫しましょう。 - 結論を先に伝える
「〜についてご相談なのですが」といった前置きは最小限にし、最初に結論を伝えると、相手はすぐに要件を把握できます。
PCでのコミュニケーションを最適化するポイントと結論
相手方は、普段PCを開いて仕事や生活をしているワークスタイル・ライフスタイルにあり、大きな画面でメッセージを読むことができるため、大量の情報や複雑な内容も伝えやすくなります。
よって、相手方がPCで読むことを想定した場合、伝達率を意識した場合のポイントは以下と考えられます。
- 表や箇条書きを活用する
複数の数字や項目を伝える場合、表形式にすると一目で比較しやすくなります。PCの大きな画面では、表や箇条書きを効果的に使うことで、情報が整理され、理解度が深まります。 - 必要な情報をすべて盛り込む
複数のやり取りを繰り返さなくて済むように、最初にすべての情報をまとめましょう。例えば、打ち合わせの日程調整であれば、候補日時、所要時間、議題などをすべて記載するとスムーズです。 - ファイル添付を有効活用する
PCの大きな画面では添付されたファイルも確認しやすいため、関連資料を積極的に活用しましょう。
まとめ
ビジネスにおけるコミュニケーションの質は、相手の環境に合わせた柔軟な対応で大きく向上します。
スマホで読むことが想定される場合には、簡潔に、要点を絞って。
PCで読むことが想定される場合には、情報を整理して詳しく伝える。
この使い分けを意識するだけで、メッセージの伝達率やレスポンスは劇的に改善され、結果としてビジネス全体の効率化に繋がると考えられます。
