経理関連の書類は何年保存しなければならないか

決算書や請求書・領収書などの書類は、保管が何かとかさばるものです。

青色申告を選択している事業者は、帳簿書類を何年保存しなければならないのか、改めてまとめてみました（令和3年6月現在）。

法人の場合

書類	保存期間 （長い方）	根拠法律
決算書類 （BS、PL等）	10年	会社法
会計帳簿 （総勘定元帳、仕訳帳、出納帳等）	10年	会社法
棚卸表、領収書、請求書、見積書等	原則7年 ※欠損期の場合、9年or10年	会社法 法人税法

• 決算書類や会計帳簿類は、会社法では10年とされています。一方、法人税法では、原則7年、H20.4.1以降終了年度（欠損金発生年度）9年、H30.4.1以降終了年度（欠損金発生年度）10年とされています。
• 根拠：法人税法126条、会社法615条

会社法において、計算書類等（貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書、個別注記表等）は10年と定められています。

法人税法では、書類関連（棚卸表、領収書、請求書、見積書等）に関しては原則7年ですが、欠損金が生じる法人の場合、9年or10年というものもあります。

どの書類がどの年数適用かを判別して記憶しておくのは煩雑でしょうから、実際問題としては、一律に最長である10年を保存期間と思ったほうが無難といえそうです。

個人事業の場合

書類	保存期間	根拠法律
帳簿、決算書類、入出金の証拠書類 （青色申告決算書、総勘定元帳、仕訳帳、出納帳、領収書等）	7年	所得税法
見積書、契約書、納品書等	5年	所得税法

個人事業の場合は、会社法の適用はないため、所得税法を見ていくことになります。

帳簿、決算書類、入出金等の証拠となるものなど、主要な書類は悉く7年とされているため、実際問題として一律に7年を保存期間と思ったほうが無難といえそうです。

外部倉庫に預ける

諸資料を10年間・7年間保存するとなると、なかなかのボリュームになります。

直近のもの以外は、外部倉庫に預ける等の検討も必要になってきます。

長崎県であれば、段ボール1箱の保管料月額198円で保管サービスを提供している長崎倉庫㈱などは使い勝手がよさそうです。

上記は紙保存が前提です。

電子データやスキャンで保存するための法整備（電子帳簿保存法）も進んでいますが、現状ではまだ大半にタイムスタンプが必要であったりもするため、年々の緩和が待たれるところです。