時間の使い方の効率化のために使っているクラウドツール3選

1日の時間は限られています。

いかに時間の使い方を効率化するかで、物事の成否が決まってきます。

自分が使う時間の中身を効率化して、質・量を改善することで、仕事の結果に繋がるよう試みています。

そのために僕が使っているクラウドツール3つをご紹介します。

目次

「時間の感覚が違う!」と感じる

会社員として働いているときは、「何をすればよいか」「個々の仕事をどれくらいの時間でやればよいか」などが明確でした。

しかし、独立して働くと、何をすればよいか自分で考えなくてはいけません。

どの仕事にどれくらいの時間を使うべきものなのか、誰も教えてくれませんし比べることもできません。

独立すると、時間を自分で管理しなくてはいけないのです。

そういう意味において、時間の感じ方が会社員として働いているときとはまったく異なることを痛感します。

どのように時間の使い方を効率化するかで、自分が思い描いている仕事に近づいていけるかが決まる気がします。

僕は、時間の使い方を効率化するため、クラウドツールを使っています。

クラウドツール3選

simple note

まずはメモ帳ツールの「simple note」です。

まずは、やるべき仕事を探して拾い上げるところからです。

何をしなければいけないか調べていくと、具体的に起こすべき行動が分かってきます。

調べたその場ですべて分かればいいのですが、後から気づくことも多いです。

例えば、「銀行融資を受ける」ために必要なことをメモしていくとして、後から「印鑑証明」が必要だった!といったことに気づいたりします。

思いついたときにメモを取ることができるのが、この「simple note」です。

simple note画面です。ダークモードで使っているので画面は真っ黒です。余計なものは何もありません。

この「simple note」であれば、歩きながら思いついたことをスマホに書き込んで、後でPCで開いたときに同期することができます。

以前は「Evernote」を使っていたのですが、高機能な分、立ち上がりがどうしても遅いのです。
待っているうちに集中力が途切れ、思いついたことの連想が途切れてしまったり、最悪忘れてしまったりします。
「simple note」は、テキスト以外の要素の機能はないに等しいので(チェックリストくらいでしょうか。)、立ち上がりが早いのです。

タスクリストやスケジュールに一元的に取り込んで、管理することができるのです。

クラウドの最大の強みは「いつでも・どこでも」です。

PCが手元にあってもなくても、気づいたことは逃さずに済みます。

紙の手帳であれば、後からPCなどにまた入力しなくてはならないですが、最初からテキスト化してあればコピペすればよいので効率的です。

ただし、全体のイメージを整理するときは、紙の方がよいと思います。

ツールを使うと、ツールという制約ありきでイメージするため、イメージの芳醇さを阻害することがあるからです。

Trello

何をしなければいけないかタスクが決まったら、「Trello」というツールにカード化して並べます。

進捗にあわせてリストを作り、そのカードを所属させるように並べます。

後は、進捗ごとに、カードを動かして、完了リストまで持っていきます。

Trelloのテンプレートより(イメージ)

リスト作りは試行錯誤段階なのですが、簡単にいえば、①未着手、②進行中、③保留、④完了、という時系列になると思います。

まずは、カードを、①未着手リストの下に配置し、進捗が進むごとに、②進行中、③保留などに動かし、最終的に、④完了まで持っていきます。

これも、クラウドの最大の強みは「いつでも・どこでも」を活かし、PCでもスマホでも同じボードが操作できるのが最大の強みです。

移動中などの細切れの時間を使うこともできるのです。

Googleスケジュール

時間は、最終的に、日にちごとに俯瞰で捉える必要があります。

1週間のスケジュールを俯瞰で見て、いつ何をしなければいけないかの時間的な「期限」を確認しています。

さらに、「する予定のこと」「したこと」をGoogleスケジュールに入力して書き出すようにしています。

後で見返すと、何にどれだけの時間がかかったのかが分かるようになるからです。

紙のスケジュール帳も優秀だと思うのですが、何度も修正したり、ということができません。

データで管理する強みは、変更が自由自在にできることです。

言わずもがな、「いつでも・どこでも」スケジュール確認ができます。

環境の変化に対応するために

様々な環境の変化が考えられます。

事業の変化、業務の変化。
それに、今回の僕のような、会社員から独立事業主へ、という場合もあるでしょう。

時間の「価値」を強く意識するようになります。

そういった環境の変化に対応するために、クラウドというツールを使って効率的に時間を使っていくように心がけています。

鍋冠山公園から見た長崎の夜景(過日撮影)。稲佐山からの夜景が有名ですが、鍋冠山公園から見る夜景も味が異なって綺麗なのです。

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