メールからChatWorkへ切り替えてよかったこと3選

ほぼすべてのお客様とChatWorkでやり取りしています。

メールメインでやり取りしていた頃よりもスムーズにコミュニケーションが取れ、効果を感じています。

目次

コミュニケーション(情報共有)の改善

コミュニケーションが改善される効果はとても大きいと感じています。

仕事でのコミュニケーションは、「情報共有」という重要な役割を担っているためです。

LINEが普及して当たり前になってくると、仕事面でのコミュニケーションでも、メールではもどかしいと感じる面が多々出てきます。

かといって、LINEそのものを仕事でも利用してしまうと、①仕事とプライベートが混じってしまう②セキュリティ面の不安がある、といったデメリットがあり、二の足を踏んでしまいます。

そこで、LINEではなく、ビジネスチャット「ChatWork」を使っています。

大技よりも小技の積み重ね

業務効率化・業務改善、というと、魔法の杖のような”大技”を考えがちで、事実、使いどころによっては、なかにはそのようなものもあるかと思います。

しかし、そういった”大技”は、ここぞというときに大きな効果を発揮するもので、大体の場合では使いどころも限られています。

また、導入するにあたっては、意識面での改革や、定着するまでの我慢強さが必要とされることも多いです。

そういった意味では、日常的な「コミュニケーション」に対して、メールより少し使い勝手のよい「ビジネスチャット」を導入する効果は大きいと思っています。

日常的でちょっとした改善なので、あるいは”小技”なのかもしれませんが、その積み重ねの効果は実態以上に実感することができるように思います。

よかったこと3選

ビジネスチャットのなかでも、「ChatWork」を使用しています。

ほぼすべてのお客様とのやりとりに使っており、以下のような使い勝手のよさを感じています。

余分な要素が不要で、かつ、会話が紐づく

メールだと、以下を気にしなくてはいけませんでした。

  • 宛先のメールアドレスが合っているかチェック
  • 宛先を誤ったら問題になることも、、
  • 題名をどうするか毎回考えなくてはいけない
  • 慣れた相手なのに、都度「~様」「お世話になっております。」と書くマナーがある
  • これまでどんなやり取りをしたのかの確認に非常に手間がかかる



一方、ChatWorkであれば、かなり解決します。

  • 相手先が見やすく、宛先の確認の手間が大幅に軽減される
  • 万が一誤送信してもすぐに削除することができる(メールと比べればかなりのリスク軽減)
  • 題名が不要
  • LINE同様、用件から入ることができる
  • これまでどんなやり取りをしたのかの確認がとても容易

zoomと連携しておくと、手軽にオンライン会議が可能

2020年7月、Chatworkはzoomと連携させることができるようになっています。

あらかじめ、zoomのアカウントと連携しておけば、メッセージの送信画面のメニューから、簡単にオンラインミーティングをすることができます。

直感的な操作で、多様な業種になじむ

直感的な操作で、ほぼLINEと同じ発想で使うことができるので、ITが苦手な方や、普段ITを使わない業種の方にも幅広く使ってもらうことができます。

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