決まったメンバーとの業務コミュニケーションの手段は、メールよりもチャットツールを使った方が業務が効率化します。
それは、決まったメンバーであれば、必要でない部分を削ぎ落として差し支えない部分が多くあるからです。
当事務所がメインで使用しているのは、ChatWorkです。
※本ブログ中の図は、ワンクリックオペレーションの考案者である廣升健生先生の図を許可を得て加筆訂正して使用しています。
メールよりチャットツールを使った方が業務効率化する3つの理由
決まったメンバーで業務を行う場合、コミュニケーション手段としては、メールよりもチャットツールの方が圧倒的に業務が効率化します。
以下は、当事務所がメインで使用しているChatWorkが前提です。
理由は3つ
理由は3つです。
そもそもおしゃべり
決まったメンバーなので、”お世話になっております”などを省略するようにするだけで、時短になるだけでなく、コミュニケーションのハードルが随分下がります。
宛先不要
グループチャットを作ってメンバーを固定化すれば、ひとつひとつのやり取りに、宛先を設定する必要がありません。
誤送信するリスクがなくなります。
会話が紐づく
これは最大のメリットです。
メールでやり取りしていると、すべてのメンバーが返信する際に前の文章を引用でつけてくれればよいのですが、新しくメールを作成して連絡することも可能なため、そうなると、これまでのやり取りを探して整理する手間が生じます。
また、いつの間にか、c.c.メンバーを抜いてしまってのメールのやり取りになってしまい、情報共有に支障が出てしまいます。
そもそもグループチャットを設定していれば、やり取りの履歴がすべて分かり、一覧することができます。
やり取りを探したり整理したり手間もありませんし、メンバー間で確実にすべての情報を共有することができます（超重要）。
理由①：そもそもおしゃべり
チャットは、基本的にその名の通り「おしゃべり」なので、メンバー同士の当初のルールづけで、”お疲れ様です””お世話になっております”などの決まり文句は不要、と決めてしまえば、時短になるだけでなく、とても円滑にコミュニケーションを取ることができます。
チャットツールであれば、宛名もワンタッチで設定できるので、わざわざ名前を入力する必要もありません。
理由②：宛先不要
メールのリスクで最大のものは、”誤送信”です。
大体のメールソフトでは、一部のアドレス入力するだけで、相手先の候補などが出てきますが、慌てているとこの候補の選択などを誤ってしまい、誤送信の原因にもなります。
チャットツールでは、そもそもメンバーを固定しているので、誤送信することがありません。
誤送信リスクへの対策としては、宛先確認に神経をすり減らすよりも、”そもそも宛先を設定しない”ことが、最大の対策です。
理由③：会話が紐づく
チャットツールでは、以下のように、やり取りが途切れることがなく、やり取りの流れが一目瞭然になります。
メールのやり取りでは、内容が途切れて何の会話か分からなくなってしまい、前のメールの内容を探して確認する必要があったりします。
また、c.c.つきでやり取りしていても、やり取りのなかでc.c.メンバーがいつの間にか抜けていて、メンバー間の情報共有が徹底されないこともあります。
その他の理由
クラウドツール（SaaS）選びの基本的な考え方
チャットツールにも色々なものが出ています。
有名なところでいえば、ChatWorkやSlackなどがあります。
相対的に、Slackが機能面では非常に有能だと思います。
しかしながら、当事務所では、以下の考えに基づき、ChatWorkを採用しています。
「すべての人が使いやすいかどうか」
Slackは、高機能ゆえに、人によってはとっつきにくい印象を受けることもあります。
その確率があるのであれば、シンプルな見た目で、可能な限り多くの人にとって、とっつきやすいChatWorkの方がよいと考えています。
これは業種にもよるかもしれません。
Web業界ではSlackを多く使っている人も多く、Slackがよい場合があります。
しかし、様々な業種のお客様、様々な年代のお客様、様々な方とのやり取りをすることを考えると、みんなの平均を取ったツールの方が、より多くの人に受け入れてもらいやすく、浸透しやすく、より多くの人を巻き込んで一緒に仕事していくことができます。
なぜ、ChatWorkか
ChatWorkは、かなりのレベルまで無料で使える
ChatWorkの料金体系は、以下のようになっています（2020年10月7日時点）。
グループチャットの累計が14にならなければ、通常使うための支障のない機能が、無料で使えます。
（無料で使える代わり、画面右下に、目立たない範囲で広告が表示されますが。）
かつ、どの端末でも使え、かつ無料です。
グループチャットの累計が14に達するほどのヘビーユーズであれば、月400円の効用は十分に感じると思います。
これも、多くの人と一緒に仕事していくためには、大きな魅力です。
多くの人がプライベートで使っているLINEやメッセンジャーと同じ
LINEやメッセンジャーは、今やほとんどの人が使っており、それと同じなので、導入する際もイメージがつきやすいです。
一方、LINEは、プライベートでも使用することも多いため、仕事とプライベートとの区別をつけるためにも、仕事のことはLINEではなく、別のチャットツールを使用するようにした方が望ましいと思います（経験上）。
