連絡方法の優先順位を考えることで効率化を図る(ワンクリックオペレーション)

連絡方法(コミュニケーション手段)には、色々あります。

対面で話す、オンラインビデオ通話で話す、電話で話す、メール・チャットなどでやり取りする。

使い分け優先順位を考えることで、業務の効率化を図ることができます。

※本ブログ中の図は、ワンクリックオペレーションの考案者である廣升健生先生の図を許可を得て加筆訂正して使用しています。

目次

コミュニケーション手段は多様になっている

かつては、対面で話す、電話で話す、メールでやり取りする程度であったコミュニケーション手段ですが、最近は、チャットツール(ChatWork、Slackなど)やオンラインビデオ通話(zoom、Google meets、Skypeなど)も登場し、多様な手段を取ることが可能になっています。

しかし、それぞれ特徴があります。

比較的新しいチャットツールやオンラインビデオ通話も使ってみての感想ですが、相手を五感で感じながら考えを深めるには、やはり対面で話すことが一番だと思います。

例えば、長期的な経営課題や設備投資や借入れの判断についての打合せなどを想像した場合、対面以外での相談だとなかなか相手に自分の考えが伝わりにくい気がします。

相手の心を動かすには、やはり対面で会って話すということに、大きな価値があります。

会って話せないとしたら、電話であれば、相手の声を聴き、対話をしながら話ができます。

オンラインビデオ通話であれば、相手の顔を見ながら話ができます。

メールやチャットであれば、お互いの空いた時間に連絡し合うことができ、細かい金額など文字でないと伝わりづらいことは、行き違いを避けるためにも有用です。

私見ですが、効果が高いと思う順番で並べてみました。

コミュニケーション手段(効果が高いと考える順)
  1. 対面で話す
  2. オンラインビデオ通話
  3. 電話
  4. メール、チャット

効果が高いから、と頑なにこの優先順位を通してはいないでしょうか?

効果が高い順番だけで考えて使っていくと、全体から考えると、非常に非効率です。

メール・チャットという選択肢

メール・チャットという選択肢は、日常の連絡手段としては、このメール、チャットで十分な場合が圧倒的に多いものです。

すべてにおいて対面で話していては手間がかかります。

電話でなくてもいいことを電話でやり取りしていては相手の時間をいたずらに奪います。さらに記録が残らず、内容を見返すことができません。

さらに、メール・チャットは、連絡内容の記録や経緯がきちんと残ることもメリットです。

このメール・チャットは、「話す聞く」ではなく、「読み書き」(文字テキストのやり取り)であるため、「テキストの伝達率」を意識する必要があります。

要は、分かりやすく書くスキルです。

このテキストの伝達率(分かりやすく書くスキル)を高めることには、さらにメリットがあります。

対面で話すことに依存しなくてよくなれば、時間や場所の制約から解放されるのです。

こう考えていくと、業務の効率化を高めるには、以下の順番でコニュニケーション手段を検討していくべきです。

連絡の内容を精査し、重要度に応じて、上記の順番に沿って、最も最適なコミュニケーション手段を選ぶことは、業務効率化に繋がります。

テキストコミュニケーションのスキルを磨く

かといって、テキストコミュニケーションは簡単なようで難しいものです。

様々な人がメンバーに入っているメールやチャットで特定の人に仕事上の注意などをすると、履歴が残る分、思っている以上に相手の心を傷つけてしまいます。

それに限らず、対面や電話などでは伝わる”ニュアンス”が伝わらず文章だけだときつい印象になりがちです。

自分で思っている以上に、優しい言葉を使うくらいがちょうどいいと思います。

数年前にできた出島表門橋。文化財を守るため、出島側の橋のたもとの比重は非常に軽い構造になっているそうです。

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