クラウド会計ソフトのメリットは自動連携だけではない

クラウド会計ソフトというと、ネットバンキングやクレジットカードの利用明細の自動連携がメリットとしてあげられがちですが、他にも大きなメリットがあります。

それは、エクセル（表計算ソフト）にデータ化したものを柔軟に取り込むことができるという点です。

※本ブログ中の図は、ワンクリックオペレーションの考案者である廣升健生先生の図を許可を得て加筆訂正して使用しています。

クラウド会計ソフトとは？

クラウド会計ソフトとは、主に、マネーフォワードクラウド会計やクラウド会計ソフトfreeeに代表されるクラウド型の会計ソフトです。

従来の会計ソフトは、ソフトウェアを購入し、それを特定のパソコンにインストールし、会計入力を行っていくものでした。

一方、クラウド会計ソフトは、ソフトウェアを購入するわけではなく、会計ソフトベンダーに月額または年額で使用料を支払いながら、インターネット上のセキュリティのかかった特定のページを使用することで、会計帳簿の作成を行っていくものです。

自動連携だけに目がいきがちだが

自動連携は時間短縮になるが、他のデメリットもある

クラウド会計ソフトのメリットとしてよく説明されるのは、ネットバンキングやクレジットカードの利用明細を自動で連携できることから、業務時間の短縮が図れる点です。

実際、会計ソフトへの入力で最も時間がかかるのは、①現金と預金の入力、②クレジットカード使用が多ければその利用明細の手入力で、その部分が自動取込みしてくれる分、時間短縮になります。

しかし実際には、ネットバンキング契約をしていない経営方針を取る事業者も根強いですし、インターネット上の会計ソフトである以上、ソフトウェアへの入力に比べれば、どうしても操作が鈍く感じる部分も出てきます。

自動連携だけではないクラウド会計ソフトのメリット

クラウド会計ソフトの威力は、自動連携だけに限りません。

それは、「エクセル（表計算ソフト）にデータ化したものを柔軟に取り込むことができる」という点です。

極端にいえば、①日付、②金額、③内容、の3要素をまとめたエクセルさえあれば、それをクラウド会計ソフト上の、現金や預金やクレジットカードに取り込むことができ、登録設定を施してしまえば、会計入力が完了します。

これは現金、預金、クレジットカードに限らず、売上、仕入なども同様に行うことができます。

つまり、必ずしも会計ソフトの中で入力する必要はなく、大部分のデータは会計ソフトの外で作成することができるということです。

会計ソフトの外で帳簿データを作ってしまうことの効用と可能性

「会計ソフトの中で入力する必要はなく、大部分のデータは会計ソフトの外で作成することができる」というメリットが何を意味するか。

会計ソフトの「中」で会計帳簿を作成しようとすると、下記のような制約が出てきます。

この「制約」は、特に最近、人口減少傾向から人材不足に悩む現実に直面している事業者にとっては、非常にハードルが高くなってきつつあります。

条件を満たす人材の確保は非常に難しいです。

一方、会計ソフトの外で会計帳簿を作成することができれば、以下のような計り知れない効用があります。

この「効用」によって、人材確保のハードルは格段に下がります。

そうすると、会計事務所などの例でいけば、以下のようになります。

会計帳簿作成業務の時間の大部分を占める現金・預金・クレジットカード明細など多くの業務は、エクセルなどの表計算ソフトをクラウドで共有する余地もかけ合わせれば、極端な話、全国規模で人材を探して活用することができる余地ができます。

クラウド会計ソフトの操作方法を習得しなければいけないメンバーを絞ることができ、業務を分散することできます。

人材不足という現実も、場所やスキルという「制約」を外すことによって、様々な選択肢を持って人材募集をすることができ、クリアしていける可能性が生まれます。