業務を4つに区分し、基本方針を持つ

業務全体を、重要性と緊急性で分け、それぞれの領域ごとに基本方針を決めていくと、全体が改善されていくイメージを持つことができます。

伊藤守「図解コーチングマネジメント」(ディスカヴァー・トゥエンティワン)を参考として。

目次

4つの領域

業務は、「重要性」と「緊急性」とで、4つの領域に分けることができます。

「緊急」かつ「重要」なこと

例えば、期日の迫った仕事や、重要な人からの急な問合せなどは、”早急にやらざるを得ないこと”です。

「緊急」だが「重要ではない」こと

例えば、漫然と行われている定例の会議、重要でないメールへの返信、突然の来客など、

緊急性があることから、対処に迫られ、「緊急ではないが重要なこと」よりも優先されてしまうことになります。

こちらに時間が割かれていくと、重要な事項が後回しになっていきます。

「緊急ではない」が「重要」なこと

例えば、経営の現状把握・計画・財務改善、社内のモチベーション向上、情報収集などは、重要ですが、緊急性がないゆえに放置されがちなものです。

そのうち緊急性が増してきてはじめて「緊急かつ重要」な領域に移動し、対処されることになります。

事項によっては、もともと重要であったがゆえ、放置されるうちに手遅れになる場合もあり、この領域に定期的に目を向けて対処するようにすることは、リスクマネジメントの観点からも重要です。

「緊急でもない」かつ「重要ではない」こと

例えば、待ち時間やネットサーフィンなど、緊急でもなく重要でもない領域もありえます。

一般的には、考えてなくしていくに越したことがない領域の事項です。

しかし、どうしてもその領域が増えてしまっているとしたら、何が原因なのかを考えてみる必要がありそうです。

それぞれへどのように対処すべきか(基本方針を持つ)

「緊急」かつ「重要」なことへの基本方針

この領域が多いと、忙殺され、追われてしまいがちになります。

事柄を整理し、効率よく処理する方法がないか考える必要があります。

「緊急」だが「重要ではない」ことへの基本方針

この領域が多いと、重要なことが後回しにされていきます。

事柄を整理し、効率よく処理する方法がないか考える必要があります。

「緊急ではない」が「重要」なことへの基本方針

この領域は、緊急性がないために放置されがちですが、重要な領域です。

戦略的に目標を考えて設定し、計画的に行動を起こしていく方法を考えるのに最適な分野であり、ぜひ積極的に手を打っていきたいところです。

「緊急でもない」かつ「重要ではない」ことへの基本方針

ないにこしたことがないにもかかわらず、なくならない場合は、何らかの根本的な原因がある可能性もあります。

未完了事項を完了させる(不必要なことを整理していき「やめる」ための努力)方法を考える必要があります。

コーチングの基本姿勢をまとめてみる

改めて、伊藤守「図解コーチングマネジメント」(ディスカヴァー・トゥエンティワン)を参考にしながら、コーチングの基本姿勢の例をまとめてみました。

  • プロセスから関わる(結果だけで評価しない)
  • 相手が自発的に動けるようなサポートを行う
  • 相手が安心・安全にアイデアを出し、行動していけるようサポートする
  • 相手の「弱点」ではなく、「強み」に焦点をあてる
  • 相手の「失敗」ではなく、「成長・努力」に焦点をあてる
  • それぞれのやり方や強味を認める
  • 自分のやり方を押し付けず相手が自分で問題解決できるようにサポートする
  • 相手の話の「真意」に目を向ける
  • 多様なライフワークバランスの価値観を認め、多様な「健全な生き方」に目を向ける
  • 問題解決のサポートに協力的でいるようにする

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