年末調整についても電子化の選択肢ができてきていますが、現状（2023年4月現在）、どこまで現実的に活用可能であるのか。
戸村涼子著「クラウド会計を活用した電子帳簿保存法対応の実務」（日本法令）を参考として。
年末調整の電子化
国税庁は、2020年分年末調整には「年末調整ソフト」を公表、2021年分からは年末調整電子化の事前承認を撤廃するなど、年末調整の電子化を推進しているという流れがあります。
データ保存はどこまで認められるか
年末調整そのものを電子化して行うことで、以下のメリットが考えられます。
- データ保存が認められれば、紙保存が不要となる。
- 紙でのやり取りではなくシステムを使うため、スムーズに処理を進めることができる。
データ保存について
年末調整にあたっては以下のような紙資料があり、これらがデータ保存できるかどうかは大きな関心事です。
データ保存にあたっては、以下のような「要件」があります。
これらの要件を見る限り、以下では、「データ保存」の要件は満たさないということになります。
- 紙の申告書・紙の控除証明書をスキャン
- エクセルなどに単に入力したデータ
ここからいえることとして、以下である必要がありそうです。
- データ保存するためには、相応のシステムを使う必要がある
- 控除証明書についても、マイナポータル・e-tax・保険会社ページで取得したデータである必要がある
クラウドシステムと年末調整
国税庁より年末調整ソフトが出ていますが、それを使用しなければならないわけではありません。
クラウドシステムでいえば、freee人事労務やMF年末調整などでも、電子化された年末調整は可能となります。
上記のデータ保存についても対応可能です。
ただし、クラウドシステムで完結できない領域（控除証明書の所定のデータ）もあります。
現実的な運用
今のところ現実的な運用として、以下のような運用パターンが取っ掛かりがよいと考えられます（私見）。
- freee人事労務・MF年末調整を使い、やり取りをスムーズにする（＝控除申告書のデータ保存）
- 控除証明書は紙で回収する（＝控除証明書の紙保存）
紙で手元に来る資料を、わざわざ普段使い慣れないマイナポータル・e-tax・保険会社ページでデータ取得する必然性も薄く、従業員にとってあまりメリットがないほか、各従業員間でデータ取得ができる・できないにリテラシーの差が出てしまうと考えられます。
よって、控除申告書についてはクラウドシステムを使って電子化を進め、控除証明書については紙のものを回収・保存することで当面は様子を見て、今後の電子化のメリットを享受できる機会を窺うことが現時点（2023年4月時点）での最適解のような気がしています。
