電子帳簿保存法とクラウド①

電子帳簿保存法については、令和2年度、令和3年度、令和5年度に大きな改正（とその緩和）が入りました。

戸村涼子著「クラウド会計を活用した電子帳簿保存法対応の実務」（日本法令）を参考として。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法そのものは歴史は比較的古く、平成10年度税制改正によって誕生しています。

ただ、かつては要件が細かく負荷もかかるものであったため、令和3年度税制改正以前は、一部の事業者のみで利用されていたもの、という印象があります。

全事業者の強制適用という形で注目が集まったのは、令和3年度税制改正でした。

電子データで受領している請求書等について、これまでは紙保存が認められていたため、”とりあえず証憑関連はすべて紙保存しておけばよい”という考え方で進むことができていました。

令和3年度税制改正においては、証憑を3区分に分けたうえで、そのうちの電子データについては電子データ保存（+細かな保存要件等）が強制、紙保存不可とされたのでした。

令和3年度税制改正の内容については、全事業者強制となる電子データについて、特に保存要件等の充足のための煩雑な対応が求められることもあり、その後の令和4年度税制改正において猶予期間が設けられ、令和5年度税制改正において新たな緩和措置が設けられています。

電子帳簿保存法の全体像

電子帳簿保存法の全体像をまとめると、以下のようになります。

電子帳簿保存法とクラウド・クラウド会計との関連性を中心に、どのように対応の余地があるか考えてみました。

帳簿の電子保存

帳簿の電子保存の概要

帳簿とは、総勘定元帳・仕訳帳をはじめとして、現金出納帳や手形帳、売掛帳、固定資産台帳など、事業のお金の流れを示す書類一式のことを指します。

電子帳簿保存法では、帳簿の電子保存について、まず、以下の2つに区分けしています。

帳簿の電子保存の要件

要件	優良	その他
システムのマニュアル等の備付け	○	○
見読可能性の確保	○	○
ダウンロードの求めに応じる	○※	○
訂正削除追加の確認可能なシステムの利用	○	不要
帳簿間での記録事項の相互関連性の確保	○	不要
検索機能の確保	○※	不要

それぞれの要件

要件	ポイント
システムのマニュアル等の備付け	・オンラインでのマニュアル・ヘルプがあれば対応可 ・「社内規定」が必要
見読可能性の確保	・PC、システム、ディスプレイ、プリンタで整然明瞭に示せる状況を整える ・クラウドストレージ可
ダウンロードの求めに応じる	・具体的には、「CSV形式等」で提供（PDF形式では満たさないとされる）
【優良のみ】 訂正削除追加の確認可能なシステムの利用	・「社内規定」で具体的運用をある程度決めることができる ・訂正削除履歴が残るシステム（一定期間内であれば履歴不要） ・入力日or仕訳番号の自動付番されるシステム ・通常期間（2ヶ月程度）後に入力される場合、その事実が確認できるシステム
【優良のみ】 帳簿間での記録事項の相互関連性の確保	・各帳簿間の相互関連性が確保できるシステム（仕訳番号等）
【優良のみ】 検索機能の確保	・検索条件を「年月日」・「金額」・「取引先」で設定可能 ・「年月日」or「金額」で、範囲指定が可能 ・上記の2以上の項目を組み合わせて条件設定が可能