電子帳簿保存法については、令和2年度、令和3年度、令和5年度に大きな改正（とその緩和）が入りました。
戸村涼子著「クラウド会計を活用した電子帳簿保存法対応の実務」（日本法令）を参考として。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法そのものは歴史は比較的古く、平成10年度税制改正によって誕生しています。
ただ、かつては要件が細かく負荷もかかるものであったため、令和3年度税制改正以前は、一部の事業者のみで利用されていたもの、という印象があります。
全事業者の強制適用という形で注目が集まったのは、令和3年度税制改正でした。
電子データで受領している請求書等について、これまでは紙保存が認められていたため、”とりあえず証憑関連はすべて紙保存しておけばよい”という考え方で進むことができていました。
令和3年度税制改正においては、証憑を3区分に分けたうえで、そのうちの電子データについては電子データ保存（+細かな保存要件等）が強制、紙保存不可とされたのでした。
令和3年度税制改正の内容については、全事業者強制となる電子データについて、特に保存要件等の充足のための煩雑な対応が求められることもあり、その後の令和4年度税制改正において猶予期間が設けられ、令和5年度税制改正において新たな緩和措置が設けられています。
電子帳簿保存法の全体像
電子帳簿保存法の全体像をまとめると、以下のようになります。
電子帳簿保存法とクラウド・クラウド会計との関連性を中心に、どのように対応の余地があるか考えてみました。
「スキャナ保存」と「クラウド会計ソフト」
スキャナ保存の概要
対象
スキャナ保存の対象となる「書類」とは、法人税法で保存が義務付けられている書類をいい、「取引先から受領した書類」のうち、「紙で受領したもの」に対する取扱いとなります。
具体的には、以下のようなものをいいます。
| 区分 | 書類 |
|---|---|
| 取引関係書類 （他社より紙で受領） | 請求書 領収書 見積書 契約書 など |
スキャナ保存の要件
| 要件 | 重要書類 | 一般書類 | ポイント |
|---|---|---|---|
| 入力期間の制限 | ○ | － | ・最長2ヶ月+7営業日 |
| 解像度200dpi以上 | ○ | ○ | ・A4サイズであれば、387万画素 |
| カラー画像256階調 | ○ | － | |
| タイムスタンプ or 訂正削除システム | ○ | ○ | ・訂正削除システム→外部システム（×自社システム） |
| 【2024年分より廃止】 解像度・階調情報の保存 | ○ | ○ | |
| 【2024年分より廃止】 大きさ情報の保存 | ○ | － | |
| バージョン管理 | ○ | ○ | ・クラウド会計ソフトでは、改定情報の記録機能あり |
| 【2024年分より廃止】 入力者等情報の確認 | ○ | ○ | |
| スキャン文書と帳簿との相互関連性 ※2024年分より重要書類のみ | ○ | ○ | ・クラウド会計ソフトにおいて、スキャンデータを取引に添付可能 |
| 見読可能性の確保 | ○ | － | ・カラーディスプレイ、プリンタ |
| 整然・明瞭出力 | ○ | ○ | |
| システム書類の備付 | ○ | ○ | ・オンラインでのマニュアル・ヘルプを画面で示せれば可 ・「社内規定」が必要 |
| 検索機能の確保 | ○ | ○ | ①「年月日」「金額」「取引先」 ②「年月日」「金額」→範囲指定 ③上記2以上の項目を組み合わせて条件設定 ※ダウンロードの求めに応じれば、①のみで可 【小規模事業者】システムの代用可 ・所定のファイル名で保存 ・索引簿 |
クラウド会計ソフトの対応状況
クラウド会計ソフト（freee、Moneyforward）が、電子帳簿保存法のうち「スキャナ保存」に対応しているかどうか（令和5年4月19日現在）。
来年から運用することを前提とし、2024年分より廃止される要件（解像度・階調情報の保存、大きさ情報の保存、入力者等情報の確認）については省略しています。
対応ポイント
freeeとMFの違いを考える
freeeの場合は、「ファイルボックス」でほとんどすべての対応ができ、シンプルで分かりやすいです。
MFの場合は、スキャナ保存については「MF会計」「MF経費」「MF債務支払」で対応しますが、電子取引保存については「MFクラウドBox」での対応となります。
MFでは、紙資料とPDF資料とで業務フローを分ける必要性が生じます。うまく組めればいいですが、私見ながら、事業者側からすると、証憑は証憑であって、紙であるとかPDFであるとかを区別して考えるという意識を持ちづらいようには思います。
他の要件も考える
いずれも、事業者側として満たす必要があります。
事務処理規定
国税庁の以下に事務処理規定のひな形があります。
また、freeeの電子帳簿保存法特設サイト内に、事務処理規定のダウンロードをすることができます。
雑感
「スキャナ保存」は、ペーパーレスといった意味でのインパクトは大きいもののように思います。
任意の制度ながら、業務フローが整いそうならぜひ活用を検討したいところです。
ただ、気になるのは、上述のとおり、事業者側からすると、証憑は証憑であって、紙であるとかPDFであるとかを区別して考えるという意識を持ちづらいようには思います。
その意味では、freeeのファイルボックスのほうがシンプルで分かりやすい印象があります。
一方で、現状のfreeeのファイルボックスでは、フォルダ分けなどができず、一度入れてしまうと紛れてしまう点は非常に気になります。
であれば、リスクヘッジの意味でも、クラウド会計ソフト以外の電子帳簿保存法ソフト（バクラク電子帳簿保存、Invoxなど）も選択肢として考えたいところですが、会計ソフトと電子帳簿保存法ソフトとを分ける以上、「スキャン文書と帳簿との相互関連性」をいかに手間なく運用できるかがポイントだといえそうです。
