電子帳簿保存法については、令和2年度、令和3年度、令和5年度に大きな改正（とその緩和）が入りました。
戸村涼子著「クラウド会計を活用した電子帳簿保存法対応の実務」（日本法令）を参考として。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法そのものは歴史は比較的古く、平成10年度税制改正によって誕生しています。
ただ、かつては要件が細かく負荷もかかるものであったため、令和3年度税制改正以前は、一部の事業者のみで利用されていたもの、という印象があります。
全事業者の強制適用という形で注目が集まったのは、令和3年度税制改正でした。
電子データで受領している請求書等について、これまでは紙保存が認められていたため、”とりあえず証憑関連はすべて紙保存しておけばよい”という考え方で進むことができていました。
令和3年度税制改正においては、証憑を3区分に分けたうえで、そのうちの電子データについては電子データ保存（+細かな保存要件等）が強制、紙保存不可とされたのでした。
令和3年度税制改正の内容については、全事業者強制となる電子データについて、特に保存要件等の充足のための煩雑な対応が求められることもあり、その後の令和4年度税制改正において猶予期間が設けられ、令和5年度税制改正において新たな緩和措置が設けられています。
電子帳簿保存法の全体像
電子帳簿保存法の全体像をまとめると、以下のようになります。
電子帳簿保存法とクラウド・クラウド会計との関連性を中心に、どのように対応の余地があるか考えてみました。
事務処理規定
ここまで見てきたところで、「帳簿の電子保存」「書類の電子保存」「スキャナ保存」「電子取引の保存」に対応・活用することを考えた場合に、それぞれに共通することとして、”事務処理規定が必要である”という点が挙げられます。
それぞれの事務処理規定については、国税庁にひな形が準備されているため、それをベースにするとよさそうです。
留意点（国税関係帳簿に係る電子計算機処理に関する事務手続を明らかにした書類）
- 「管理責任者」→クラウド会計ソフトを利用する場合、データのサーバー転送の必要なし
- 「紙で発行した取引書類」→システムで作成後、出力して押印等し、紙で発送した請求書・納品書等
留意点（スキャナによる電子化保存規程）
- 「システム」→外部システムのシステム名を記載
- 「運用体制」→帳簿記帳を外部委託する（税理士依頼など）場合を想定
- 「対象書類」→実態にあわせて加筆訂正
- 「入力」→タイムスタンプ付与or訂正削除システム保存
- 「管理機能等（真実性確保）」→タイムスタンプ提供会社or訂正削除システム会社を記載
- 「管理機能等（見読性確保→検索項目設定機能）」→ダウンロードの求めに応じる場合、範囲指定と任意2項目組合せ検索する機能は不要
- 「管理機能等（見読性確保→帳簿関連性確保機能）」→クラウド会計ソフトの場合、仕訳証憑添付で行う旨記載
- 「機器の管理」→クラウド会計ソフトの場合、記録媒体の二重化・バックアップ採取・記録媒体移管などは不要
- 「電子化文書の消去」→必ずしも不要
留意点（電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程）
- 「電子取引の範囲」→電子取引を具体的に記載
- 「取引データ保存」→保存期間は必須ではない
- 「対象となるデータ」→具体的に記載
