「紙の役割を可視化」することで、業務効率化を図る

クラウドによる業務効率化を考えるとき、ペーパーレスもあわせて考えることになります。

一方、ペーパーレスは極端に推し進めるようなものではなく、紙の役割を可視化し、必要性を吟味しながら進めることが現実的です。

※本ブログ中の図は、ワンクリックオペレーションの考案者である廣升健生先生の図を許可を得て加筆訂正して使用しています。

目次

クラウド化(ワンクリックオペレーション)とペーパーレスは表裏一体

クラウドのメリットを活かした業務効率化

クラウドのメリットは、「いつでも」「どこでも」「誰でも」です。

この「どこでも」を考えるとき、ペーパーレスもあわせて考える必要がでてきます。

紙は、ごく近い距離での情報共有手段としては非常に優れているのですが、この「紙」があることにより、場所の制約が生まれてしまいます。

紙が主体である限り、会社など一定の場所に集まらざるを得ないのです。

紙の役割を見直すと、、

紙の役割を見直すと、クラウドのメリットを最大限活かすことができます。

例えば、チェックのための書類をまとめ、チェック者に依頼する場面を考えてみます。

よくあるのは、チェックを依頼する側が、書類を紙でまとめチェックする側に渡す、というものです。

そうなると、チェックを依頼する側も、チェックする側も、会社に必ず足を運ばざるを得なくなります。

これを、チェックを依頼する側は、データでまとめてオンラインストレージなどのクラウドのフォルダに保管し、ワンクリックオペレーションで、チェックする側に渡すこととすると、場所の制約から解放され、別空間・多人数での業務が可能となります。

これは紙の役割を否定しているわけではありません。

これまでの業務フローを見直し、「必要な人が、必要な場面で紙にて出力する」という運用に変えただけです。

業務フロー見直し前
業務フロー見直し後
  • 原則:紙
  • 例外:データ

    原則としてチェック書類は紙で準備し、チェック者に渡す
  • 原則:データ
  • 例外:紙

    原則としてチェック書類はデータで準備し、チェック者に連絡する

    チェック者は、紙で入念にチェックするために必要な書類のみ紙出力してチェックする

チェック書類をメール添付などで準備することは難しいことで、チェック者に手間がかかってしまい、全体最適での効率化となりづらいところがあります。

ただ、GoogleDriveなどのクラウドストレージに整理してまとめ、そのフォルダのリンクを送るワンクリックオペレーションであれば、チェック者は手間がかかりません。

きれいに整理されたフォルダを見ることになるので、そのうち、チェック者が紙で入念にチェックした方がよいと判断するもののみをチェック者が紙出力すればよいのです。

紙の役割を考える

ペーパーレスといわれて久しいですが、今のところ紙がなくなることはありません。

それだけ紙という媒体は、非常に強い役割を持っているからだ、ということになります。

紙の役割は、以下に分けることができます。

紙の役割

1)情報伝達の手段としての「紙」

2)チェックするための媒体としての「紙」

「紙」は、データに比べて頭に入ってきやすい、ということがいえます。

チェックするためにはやはり紙の方がよい場合もまだまだあるといえます。

一方、情報伝達としての紙は、無駄な場面も数多いことが分かります。

一言でペーパーレスといっても、このように、紙が果たしている役割は大きく分けて2種類あり、その役割を見直していくことが業務効率化に繋がります。

チェック媒体は紙でないといけないが、情報伝達はチャットやメールで済むことが多いのです。

これを見直すだけで、業務の効率化が図れます。

場所の制約から解放され、クラウドのメリットをより活かすことができるのです。

紙の役割を可視化して、現状と方向性を把握する

紙の役割を可視化することが、業務を改善するための近道といえます。

可視化するにあたっては、それぞれの場面での紙の役割(相手先、内容、情報伝達orチェック媒体)を整理し、情報伝達として使用しているものを、クラウドツール(ChatWorkやGoogleDrive)に代替できないか検討していきます。

逆に、チェック媒体として使用しているものは、チェック者の裁量(品質確保の観点で、データでチェックするのがよいか、紙出力してチェックするのがよいか)に任せるような運用に変えていきます。

データでチェックするにしても、探しづらいのでは意味がありませんし、逆に効率が悪くなってしまうので、データの並べ方などは、チェックを依頼する側が、チェックする側が困らないよう、十分に配慮する運用にしなくてはならないでしょうね。

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